システムはリリース後もお金がかかる:保守・運用費用の内訳と、保守契約で確認すべきこと

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「開発費は予算内に収まったのに、リリース後の請求が想定よりずっと多い」。業務システムやアプリを初めて発注した会社から、よく聞く話です。

システムは、作って終わりではありません。使い続ける限り、サーバー代、不具合の修正、セキュリティの更新といった費用が毎月・毎年かかります。しかも多くの場合、開発の見積もりほど詳しく検討されないまま契約されています。

この記事では、社内にエンジニアがいない発注者向けに、リリース後にかかる費用の内訳、予算の立て方、保守契約で確認すべき項目を整理します。

なぜリリース後も費用がかかるのか

理由は大きく3つあります。

  1. 周りの環境が変わり続ける:OS(パソコンやサーバーの基本ソフト)、ブラウザ、プログラムの部品(ライブラリ)は定期的に更新されます。放置すると、ある日突然動かなくなったり、セキュリティの穴が残ったりします。
  2. 使うほど課題が見つかる:実際の業務で使い始めると、テストでは見つからなかった不具合や、想定していなかった使い方が出てきます。
  3. 業務が変わる:取引先の追加、制度の変更、組織変更などで、システムも少しずつ直す必要が出てきます。

つまり保守・運用費は「開発の失敗の後始末」ではなく、システムを使い続けるための必要経費です。

リリース後にかかる費用の内訳

まず言葉を整理します。

  • 運用:システムを日々動かし続ける作業。監視、バックアップ、利用者からの問い合わせ対応など。
  • 保守:システムを直したり更新したりする作業。不具合の修正、ライブラリの更新、小さな改修など。

実際には両方をまとめて「保守契約」と呼ぶことが多いですが、中身は分けて考えると見通しがよくなります。

費用の種類 内容 発生のしかた
クラウド・サーバー費用 AWSやGCPなどの利用料 毎月(利用量で変動)
外部サービスの利用料 メール送信、地図、決済、AIのAPIなど 毎月(利用量で変動)
ドメイン・証明書 URLやSSL証明書(通信を暗号化する仕組み)の更新 毎年
監視・障害対応 システムが止まっていないかの確認と復旧 毎月(固定が多い)
セキュリティ更新 OS・ライブラリの脆弱性(セキュリティ上の弱点)への対応 随時
不具合の修正 リリース後に見つかったバグの修正 随時
小さな改修・問い合わせ 項目の追加、帳票の変更、操作方法の質問など 随時
大きな機能追加 新しい業務への対応など 都度見積もり

見落としやすいのは、外部サービスの利用料とセキュリティ更新です。特に生成AIを組み込んだシステムは、使われるほどAPI(外部のサービスを呼び出す窓口)の利用料が増えます。利用者が増えたときにいくらになるか、事前に試算しておくと安心です。

予算の目安はどう考えるか

保守・運用費は、年間で初期開発費の10〜15%程度を目安に見積もられることが多いとされます。例えば1,000万円で開発したシステムなら、年間100万〜150万円、月あたり8万〜13万円程度です。

ただし、これはあくまで出発点です。次の条件で大きく上下します。

高くなりやすい条件

  • 24時間365日止められない(夜間・休日の対応が必要)
  • 個人情報や決済を扱い、セキュリティ要件が厳しい
  • 外部システムとの連携が多い
  • 設計書やテストがなく、直すたびに調査が必要

低くなりやすい条件

  • 社内の少人数が平日だけ使う
  • クラウドの管理機能や既製のSaaS(ネット経由で使う既製サービス)を活用している
  • 自動テストとCI/CD(テストとリリースを自動化する仕組み)が整っている

もう一つ大切なのは、5年間の総額で比べることです。

A社 B社
初期開発費 800万円 1,000万円
年間保守・運用費 240万円 120万円
5年間の総額 2,000万円 1,600万円

初期費用が安いA社が、5年で見ると400万円高くなります。開発会社を比べるときは、保守費の見積もりも同時にもらいましょう。

保守契約で確認すべき10項目

保守契約の中身は会社によって大きく違います。「月額◯万円・保守一式」としか書かれていない場合は、次の点を文書で確認してください。

  1. 対応範囲:何が月額に含まれ、何が別料金か。「不具合修正は含む、改修は別」などの線引き。
  2. 対応時間:平日の日中だけか、夜間・休日も対応するか。
  3. 初動の時間:連絡してから何時間以内に動き始めるか。
  4. SLA:SLAとは、サービスの品質(稼働率や復旧時間など)を数値で約束する取り決めです。約束を守れなかったときの扱いも確認します。
  5. 作業時間の上限:月額に含まれる作業が「月◯時間まで」なのか。超えた分の単価。
  6. セキュリティ更新の扱い:OSやライブラリの更新を定期的に行うのか、頼まれたときだけか。
  7. 報告:毎月の作業内容、障害の記録、クラウド費用の推移を報告してもらえるか。
  8. バックアップと復旧:バックアップを取るだけでなく、実際に戻せるか試しているか。
  9. 契約不適合責任との関係:契約不適合責任とは、納品物が契約の内容に合っていない場合に、開発会社が無償で直す責任のことです(以前は瑕疵担保責任と呼ばれていました)。リリース直後の不具合が無償なのか、保守費の範囲なのかを分けておきます。
  10. 解約と引き継ぎ:解約するときに、ソースコード、設計書、クラウドの管理権限を問題なく引き継げるか。

最後の項目は特に重要です。保守を同じ会社に任せ続けるしかない状態になると、値上げや対応の遅さに不満があっても、他社に切り替えられません。

よくある失敗パターン

1. 保守契約を結ばずにリリースする

「何かあったらその都度頼めばいい」と考えて契約しないと、障害のときに開発会社の手が空いていない、ということが起きます。担当者が既に別の案件に移っていて、思い出すのに時間がかかることもあります。

2. 月額料金だけで選ぶ

月額が安くても、対応範囲が狭く、ほとんどの作業が別料金になる契約もあります。過去1年分の作業を想定して、「この作業は月額内か、別料金か」を確認すると、実質的な費用が見えてきます。

3. クラウドの請求を誰も見ていない

クラウド費用は、使っていない環境の消し忘れや、過剰なサーバー設定で膨らみがちです。毎月の請求額を発注者側でも確認し、急に増えたら理由を聞く習慣をつけましょう。

4. ドキュメントがないまま数年が経つ

設計書や手順書がないと、担当者が変わるたびに調査の費用がかかります。保守の中で、変更内容を記録してもらうよう依頼しておくと、将来の引き継ぎ費用を抑えられます。

保守・運用費を抑える現実的な方法

  • 開発の段階から運用を考える:監視、バックアップ、自動テストを最初から設計に入れておくと、リリース後の手間が減ります。
  • 使われていない機能を整理する:使われない機能も、更新や修正の対象になります。定期的に棚卸しをしましょう。
  • クラウドの設定を見直す:サーバーの大きさや台数が実際の利用量に合っているかを確認します。当社が支援した物流系スタートアップでは、在庫管理システムの設計を見直し、インフラコストを40%削減しました。
  • リリースを自動化する:CI/CDを導入すると、小さな修正を安全に、頻繁に届けられるようになります。当社の支援先では、CI/CD導入でリリース件数が10件から19件に増えました。
  • 内製化の範囲を決める:問い合わせ対応やデータの修正など、社内で対応できる部分を切り分けると、外部に払う費用を減らせます。

外部の専門家に相談すべきタイミング

保守契約の確認は、上の10項目を使えば発注者自身でもかなり進められます。ただし、次のような場合は自力での判断に限界があります。

  • 保守の見積もりが妥当か、作業時間の根拠が判断できない
  • クラウドの請求額が年々増えているが、理由がわからない
  • 開発会社から「古くなったので作り直しが必要」と言われたが、本当に必要か判断できない(いわゆる「2025年の崖」で話題になった、古いシステムの問題)
  • 保守会社を切り替えたいが、引き継ぎで何が必要かわからない
  • 開発会社が撤退し、システムの中身を誰も把握していない

一方、社内の数人が使う小さなツールや、SaaSの設定だけで済んでいるシステムなら、外部の専門家は不要なことが多いです。相談の費用が、見直しで浮く金額を上回るなら、この記事のチェックリストを使うだけで十分です。

まとめ

  • システムは使い続ける限り費用がかかる。保守・運用費は必要経費として予算に入れる
  • 年間で初期開発費の10〜15%程度が出発点。条件次第で大きく上下する
  • 開発会社は初期費用ではなく、5年間の総額で比べる
  • 「保守一式」は中身を文書で確認する。特に対応範囲と解約時の引き継ぎ
  • 監視・自動テスト・CI/CDを最初から入れておくことが、将来の費用を下げる
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